Meskipun memungkinkan untuk menyelesaikan proyek sendiri, bekerja dengan tim sering kali menghasilkan hasil yang lebih baik dan lebih cepat. Banyak tim memerlukan rencana manajemen proyek untuk bekerja secara efisien.
Saat mengerjakan proyek tim di perusahaan Anda, Anda dapat mengikuti beberapa langkah penting untuk memastikan Anda memberikan pekerjaan dengan kualitas terbaik. Jika Anda merencanakan sebuah proyek, panduan ini dapat membantu Anda memahami lima langkah manajemen proyek dasar.
Apa itu manajemen proyek?
Manajemen proyek adalah proses sistematis yang digunakan untuk menyelesaikan tugas dalam suatu organisasi. Setiap proyek harus mengikuti rencana khusus yang telah dirumuskan oleh manajer proyek.
Manajer proyek sering bertanggung jawab untuk mengembangkan atau mengoordinasikan pengembangan rencana proyek, serta mengawasi penyelesaiannya selama proses berlangsung.
Setiap proyek membutuhkan pemimpin, rencana, dan pengawasan untuk memastikan penyelesaiannya. Manajer proyek harus menganalisis semua informasi yang tersedia untuk suatu proyek dan mengembangkan rencana terperinci untuk menyelesaikan setiap langkah proyek.
Lima langkah manajemen proyek
Ada lima langkah manajemen proyek dasar yang harus diikuti oleh hampir setiap rencana proyek. Sementara setiap tahap datang dengan serangkaian tantangan dan hasil sendiri, ketika diikuti dalam urutan yang benar dan dengan sumber daya yang tepat, langkah-langkah ini memiliki peluang lebih tinggi untuk mencapai keberhasilan proyek.
Berikut adalah lima langkah manajemen proyek dasar:
1. Inisiasi proyek
Tahap pertama dari siklus hidup proyek adalah inisiasi proyek. Ini adalah tahap di mana Anda memahami proyek dan mengumpulkan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Mendefinisikan proyek memberikan ruang lingkup dan tujuan yang perlu dicapai oleh tim. Singkatnya, ini menguraikan proyek termasuk tujuan akhir dan hasil.
Misalnya, sebuah perusahaan yang membuat komputer bersiap-siap untuk penjualan tahun depan. Anggota tim manajemen senior menentukan komputer baru diperlukan yang memiliki kisaran harga menengah dan margin yang baik.
Mereka menugaskan seorang manajer proyek yang perlu menguraikan spesifikasi dan mengidentifikasi sumber daya. Sumber daya termasuk menemukan tim yang dapat menyelesaikan proyek.
2. Perencanaan proyek
Setelah Anda memiliki semua sumber daya yang diperlukan, mereka dapat bekerja dengan tim untuk merencanakan proyek.
Tim menganalisis kebutuhan proyek dan menentukan langkah-langkah untuk mencapainya. Itu harus ditata dengan cara yang menjelaskan dengan jelas kepada semua orang bagaimana proyek harus berjalan dari awal sampai akhir. Setelah selesai, proyek bergerak ke tahap eksekusi.
Proyek yang berbeda memerlukan tingkat perencanaan yang berbeda. Sebuah proyek panjang yang berlangsung berbulan-bulan, misalnya, mungkin memerlukan beberapa hari perencanaan sebelum benar-benar mulai bekerja.
Saat tim Anda mengerjakan proyek, ada baiknya Anda mengadakan pertemuan mingguan untuk membahas kemajuan dan kemungkinan kemunduran.
3. Eksekusi proyek
Setelah tahap perencanaan selesai, proyek pindah ke tahap pelaksanaan proyek. Dalam tahap manajemen proyek ini, tim mulai mengerjakan kebutuhan proyek dengan mengikuti rencana yang disediakan. Saat tim bekerja, manajer proyek memantau kemajuan mereka.
Mereka juga mencoba memperoleh lebih banyak sumber daya sesuai kebutuhan dan membatasi gangguan dari sumber luar.
Saat dalam tahap eksekusi, Anda mungkin juga perlu memantau kepatuhan terhadap rencana proyek. Jika masalah muncul, bekerja dengan tim Anda untuk mengevaluasi masalah. Jika tidak dapat diselesaikan atau akan menyebabkan penundaan, Anda mungkin perlu menyesuaikan rencana tersebut dan membantu tim bergerak maju.
4. Pengukuran proyek
Tahap keempat dari siklus proyek adalah tahap pengukuran proyek. Fase ini berfokus pada penilaian pekerjaan yang telah dilakukan dan menentukan apakah telah diselesaikan dengan benar. Anda dan tim Anda akan membandingkan pekerjaan dengan rencana dan mencoba melihat apa yang telah Anda selesaikan dan apa yang masih perlu diselesaikan.
Fase ini sering melibatkan cukup banyak pengujian. Anda mungkin perlu menguji secara menyeluruh setiap kiriman untuk melihat apakah itu berhasil dan untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah.
Selama fase ini, Anda harus menerapkan langkah-langkah jaminan kualitas. Jika produk tidak lulus tes yang Anda rancang, tim Anda harus mengevaluasi kembali dan mulai memecahkan masalah yang terjadi selama pengujian.
Bukan hal yang aneh untuk menemukan bahwa proyek Anda mungkin perlu mengulangi tahap ini. Terkadang, produk akhir tidak memenuhi standar organisasi Anda dan perlu disesuaikan.
Diperlukan beberapa siklus untuk melakukannya dengan benar, tetapi ini juga dapat mengarah pada pengembangan produk baru dan menarik yang belum pernah terpikirkan oleh tim Anda sebelumnya.
5. Penyelesaian proyek
Ketika produk akhir disetujui, tim Anda dapat pindah ke fase akhir proyek. Sebagian besar proyek memerlukan dokumentasi ekstensif dan praktik manajemen informasi pada akhirnya.
Pemangku kepentingan atau stakehoder membutuhkan materi pelatihan, materi pemasaran, dan spesifikasi desain untuk produk atau layanan yang mereka minta. Tim bertemu untuk merencanakan, membuat, dan menyelesaikan detail ini.
Pada fase akhir, mungkin juga bermanfaat bagi tim Anda untuk mendiskusikan apa yang telah mereka pelajari. Proyek seringkali membutuhkan pemikiran kreatif dan eksperimen, yang keduanya dapat mengajarkan tim Anda teknik kerja baru.
Dengan bertemu untuk membahas apa yang Anda peroleh dari proyek, anggota tim dapat mempersiapkan proyek masa depan dan meningkatkan kualitas pekerjaan mereka secara keseluruhan.
Dalam beberapa kasus, anggota tim menemukan keterampilan baru yang dapat mereka gunakan untuk memulai proyek lain dan membangun lebih banyak produk untuk perusahaan. Ini dapat mengarah pada pengembangan beberapa produk yang bekerja sama dengan sangat baik.
Tips Manajemen Proyek
Sebagai manajer proyek, penting untuk menjaga setiap langkah proyek tetap teratur dan aktif. Tim Anda membutuhkan Anda untuk mengarahkan proyek secara efisien sehingga mereka dapat terus membuat kemajuan yang efisien dan menghasilkan produk berkualitas tinggi.
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda dalam prosesnya:
Tetap fleksibel
Salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah tetap fleksibel di seluruh proyek Anda. Banyak proyek akan mengalami masalah, yang akan membutuhkan kemampuan beradaptasi di pihak Anda untuk menemukan solusi yang tepat.
Metode manajemen proyek tertentu dirancang untuk meningkatkan fleksibilitas dengan membatasi proses perencanaan.
Tim dapat menyesuaikan dengan cepat terhadap perubahan dalam proyek jika Anda memiliki periode perencanaan yang lebih pendek. Proyek yang akhirnya Anda sesuaikan juga dapat menghasilkan peningkatan tak terduga dalam desain produk akhir.
Dengan menjadi fleksibel, adalah mungkin untuk mengambil proyek yang tersesat dan mengubahnya menjadi peluang untuk sesuatu yang lebih baik.
Berinvestasi sengan software dan alat yang tepat.
Tim Anda juga akan membutuhkan alat dan perangkat lunak yang tepat untuk pekerjaan itu. Alat-alat ini akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan proses eksekusi secara efisien.
Ada banyak platform perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia yang berisi semua sistem yang dibutuhkan proyek, termasuk komunikasi, manajemen informasi, akuntansi atau pembukuan dan sistem perencanaan.
Tim Anda sering dapat melakukan semua pekerjaan mereka dari dalam satu sistem ini. Jika Anda tidak yakin dengan alat yang tepat untuk suatu proyek, konsultasikan dengan tim Anda.
Anggota tim mungkin sudah memiliki seperangkat alat yang mereka suka gunakan dan dapat menawarkan rekomendasi yang sesuai.
Satu hal yang Anda harus gunakan untuk mengoptimalkan alur kerja dan pengelolaan keuangan bisnis adalah dengan menggunakan software akuntansi.
Gunakanlah software akuntansi yang memiliki fitur terbaik dan sesuai kebutuhan bisnis, harga terjangkau dan sudah terbukti. Salah satunya Adalah Accurate Online yang bisa Anda coba secara gratis selama 30 hari melalui tautan ini.
Berkomunikasi dengan para stakeholder
Stakeholder adalah orang-orang yang memiliki kepentingan dan pengaruh atas suatu proyek. Mereka sering kali termasuk tim proyek, eksekutif manajemen senior, klien, dan siapa pun yang terkait dengan penyelesaian proyek. Komunikasi ini merupakan langkah penting dalam tahap perencanaan dan pelaksanaan.
Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama.
Anda perlu memahami persyaratan klien dan menjelaskannya kepada tim Anda dengan cara yang mudah dicerna. Ini membantu proyek tetap di bawah anggaran dan tepat waktu.
Kesimpulan
Manajemen proyek adalah proses penting dalam sebuah organisasi. Jika Anda ditugaskan untuk mengelola proyek, gunakan tips ini untuk memastikannya berjalan lancar.
Kunci untuk mengelola proyek adalah kemampuan untuk memahami bagaimana proyek Anda harus terstruktur. Ini memungkinkan Anda untuk mengoordinasikan upaya seluruh tim untuk memastikan Anda mencapai tujuan Anda. Dengan pemahaman yang kuat tentang lima langkah manajemen proyek dasar, Anda dapat mengelola proyek apa pun secara efektif.
