Dapatkah Bisnis Anda Benar-benar Paperless?

Kehidupan kantor telah melalui perjalanan panjang dari mesin tik yang berisik dan mesin faks yang rewel. Namun sekarang banyak pengusaha menjalankan bisnis hanya dengan laptop, smartphone dan printer.

Tapi jangan berbangga diri karena cara yang mungkin anggap lebih modern. Berapa banyak kertas yang Anda gunakan untuk operasional kantor Anda setiap hari? Apakah Anda membuat faktur dan membayar tagihan melalui pos? Apakah Anda terbiasa mencetak dokumen penting dan mengarsipkannya secara manual? Apakah meja Anda tertutup dalam surat dan bukti transaksi? Apakah Anda mencetak laporan atau presentasi dan mengedit dengan pena?

Jika Anda menjawab ya untuk dua atau lebih dari pertanyaan tersebut, Anda mungkin berada dalam kategori yang sama dengan rata-rata orang di dunia yang menggunakan lebih dari 700 pon kertas setiap tahun.

Inilah alasan dan cara agar bisnis Anda menjadi ramah lingkungan dengan mengurangi konsumsi kertas untuk usaha Anda dan mulai membangun bisnis yang paperless.

Mengapa Bisnis Anda harus Paperless?

Sekitar 300 juta ton kertas diproduksi setiap tahun. Itu berarti banyak sekali pohon ditebang. Ketika Anda menambahkan jejak karbon yang terkait dengan penebangan, pembuatan, dan pengangkutan produk akhir (belum lagi efek penggundulan hutan), setiap lembar kertas memiliki biaya lingkungan yang tinggi.

Melestarikan hutan dan memerangi perubahan iklim jelas merupakan manfaat utama dari mengurangi atau meniadakan penggunaan kertas dalam bisnis kecil Anda.

Tahukah Anda bahwa ada beberapa alasan bisnis paperless yang menarik untuk Anda coba? Berikut diantaranya:

1. Hemat waktu

Apakah Anda mencetak dokumen untuk memeriksanya? Salinan cetak membutuhkan pengelolaan dan pemeliharaan. Pertimbangkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mentransfer kembali hasil edit di atas kertas ke dalam file elektronik.

Jika Anda menyimpan catatan kertas, mengarsipkan - dan mencari file - dapat memakan lebih banyak waktu dan energi mental daripada yang Anda pikirkan.

2. Menghemat ruang penyimpanan

Bayangkan sebuah kantor tanpa lemari arsip baja yang diperlukan atau kotak arsip kardus yang diisii penuh oleh dokumen usang di sudut atau lemari.

Dan bagaimana dengan tumpukan kertas di meja Anda? Mulailah untuk paperless dan dapatkan kembali ruang dan menempatkan sesuatu yang indah, seperti tanaman, atau hal berguna lainnya, seperti pembuat espresso.

3. Hemat uang

Kertas mungkin hanya beberapa rupiah selembar, tetapi aksesorinya menambahkan lebih banyak lagi. Printer berkualitas baik, kartrid tinta mahal, dan wadah penyimpanan seperti lemari arsip dan kotak arsip dapat berharga jutaan rupiah setahun.

Dan jika Anda masih mengirimkan faktur dan membayar tagihan melalui ekspedisi pengiriman, ongkos kirim atau biaya layanan pengiriman tersebut juga mengganggu keuntungan Anda.

4. Lebih agile

Dalam dunia 24/7 saat ini, Anda tidak dapat memberi tahu klien, "Maaf, file ada di kantor." Pemilik usaha kecil terkenal dengan cara multiasking mereka. Anda harus dapat menjawab email, mengambil dokumen, dan mengirim faktur kapan saja dan dari mana saja. Jika Anda mengandalkan kertas, itu tidak mungkin.

5. Nikmati lebih banyak kenyamanan

Jika dokumen penting Anda berbasis kertas, Anda akan mendapat masalah besar jika kantor Anda dilanda kebakaran, banjir, perampokan, atau bencana lainnya.

Salah satu alasan utama banyak bisnis beralih ke solusi berbasis cloud adalah untuk keamanan mereka. Segala sesuatu mulai dari akuntansi hingga proyek dan file klien dapat dienkripsi untuk perlindungan dan dicadangkan secara teratur, membuatnya hampir tidak dapat disentuh dan sangat aman.

6. Memberikan layanan pelanggan yang lebih baik

Lupakan tentang mencari-cari file kertas ketika klien menelepon dengan pertanyaan atau berurusan dengan kepanikan yang datang dengan hard copy yang salah tempat.

Saat operasi bisnis Anda digital dan paperless, Anda memiliki akses instan ke semuanya. Akuntansi, manajemen proyek, dan perangkat lunak lainnya melacak semua komunikasi dan sumber daya sehingga Anda akan sangat mudah mengakses data apapun.

Bagaimana Cara Membuat Bisnis yang Paperless?

Jika Anda ingin membuat bisnis Anda benar benar menghemat penggunaan kertas, berikut adalah beberapa yang bisa Anda coba untuk mengubah operasional bisnis yang lebih ramah lingkungan:

1. Mengubah file kertas menjadi digital

Jika Anda telah menjalankan bisnis selama lebih dari beberapa tahun, Anda mungkin telah membuat cache berisi file kertas dari masa pra-digital Anda.

Sisihkan satu atau dua hari untuk membahasnya dengan hati-hati. Pindai atau ambil foto yang ingin Anda simpan sehingga Anda memiliki rekaman digital. Kemudian, hancurkan dokumen sensitif dan simpan dokumen dan laporan PowerPoint lama untuk digunakan sebagai kertas bekas untuk catatan, daftar, dan corat-coret.

2. Buat sistem penyimpanan digital yang rapi

Buat seefisien mungkin sistem pengarsipan elektronik Anda. Luangkan waktu untuk memikirkan bagaimana Anda mengakses file secara intuitif. Anda dapat mengatur folder untuk setiap klien atau setiap jenis proyek, dengan sub-folder berdasarkan proyek atau tanggal. Bersikaplah konsisten dan teliti dalam menjaga sistem pengarsipan Anda.

3. Gunakan aplikasi berbasis cloud

Dari akuntansi hingga manajemen proyek hingga pembayaran, tidak ada yang lebih nyaman daripada software berbasis cloud. Data Anda aman, terjamin, dan mudah diakses. Aplikasi cloud yang cocok bisnis kecil yang berguna meliputi:

• Accurate Online untuk akuntansi dan pembukuan
• Google Docs untuk berkolaborasi pada dokumen
• Dropbox untuk berbagi file
• Basecamp untuk manajemen proyek sederhana
• Evernote untuk membuat catatan digital
• Stripe untuk pembayaran online

4. Buat strategi pemasaran digital

Jika Anda masih menempatkan iklan surat kabar dan mencetak selebaran, sekarang saatnya memperbarui metode pemasaran Anda. Dengan satu-dua langkah, Anda akan menyelamatkan lingkungan dan menjangkau lebih banyak calon pelanggan saat Anda berinvestasi dalam iklan online bertarget, membuat postingan blog yang cerdas, dan terhubung dengan orang lain di media sosial.

Anda juga bisa mengetahui lima cara pemasaran digital yang efektif melalui tautan ini.

5. Tanda tangan dokumen digital

Anda bisa membuat kontrak yang ditandatangani secara elektronik yang sama sahnya dengan yang ditandatangani dengan pena dan kertas. Ada banyak cara mudah untuk membuat tanda tangan di komputer Anda, termasuk di Microsoft Word, atau menggunakan layanan seperti HelloSign dan DocuSign.

6. Gunakan monitor ganda

Jika Anda tipe orang yang suka melihat beberapa dokumen sekaligus tanpa harus terus-menerus beralih antara aplikasi atau tab, dapatkan dua monitor untuk meja Anda. Ini akan mengurangi keinginan untuk mencetak sehingga Anda dapat membandingkan fakta atau angka dengan dokumen yang terbuka di komputer Anda.

Dengan lebih banyak solusi teknologi yang tersedia daripada sebelumnya, kantor tanpa kertas dan bisnis paperless dapat dijangkau oleh sebagian besar bisnis kecil. Mungkin perlu sedikit penyesuaian, tetapi pada akhirnya Anda akan membuat bisnis yang ramah lingkungan dan baik untuk bumi juga kelangsungan anak cucu Anda