Cara Membalas Chat Pelanggan untuk Meningkatkan Penjualan

Hi App - Komunikasi adalah salah satu kunci penting dalam berbisnis, termasuk dalam bisnis online. Di bisnis online, transaksi jual-beli sendiri dilakukan tanpa tatap muka dan sebagian besar komunikasi hanya terjadi melalui chat saja. Oleh karena itu, pebisnis online perlu mengetahui cara membalas chat pelanggan yang baik agar membantu peningkatan penjualan.

Teknologi telah banyak mendisrupsi kehidupan sehari-hari kita. Kondisi ini pun terakselerasi di tengah situasi pandemi Covid-19 yang belum usai. Pasalnya, kini kita harus membiasakan diri membatasi interaksi sosial dan melakukan berbagai aktivitas dari rumah saja tanpa bertatap muka. Mulai dari bekerja, belajar, rapat, memesan makanan, sampai jual-beli yang sekarang lebih banyak dilakukan secara online.

5 Cara Membalas Chat Pelanggan yang Bisa Meningkatkan Penjualan

Transaksi jual-beli online yang meningkat memang dapat memberikan dampak yang baik untuk pertumbuhan ekonomi digital Indonesia. Akan tetapi, di sisi lain, para pebisnis online ini juga perlu belajar kembali cara untuk membalas chat pelanggan, khususnya bagi mereka yang baru memutuskan terjun ke dunia ini.

Nah, agar dapat melayani chat pelanggan semaksimal mungkin, simak empat tips di bawah ini:

1. Menggunakan Bahasa yang Sopan dan Penuh Etika

Meskipun kamu tidak bertatap muka langsung dengan pelanggan, bukan berarti kamu bisa membalas chat mereka seperti membalas chat seorang teman lama. Ketika membalas chat dari pelanggan, etika dan bahasa yang sopan perlu didahulukan. Ini juga dapat menjadi langkah preventif agar pelanggan tidak kecewa karena pelayanan toko yang kurang ramah.

Meski bahasa yang digunakan sopan, bukan berarti harus kaku. Kamu bisa menyapa mereka dengan kata-kata sapaan seperti "Hai, kak!" atau "Halo, kak!". Selain itu juga bisa menyisipkan emoji senyum di akhir kalimat. Namun, penggunaan emoji perlu diperhatikan karena jika dipakai secara berlebihan justru bisa mengurangi kesan bahasa sopan dan penuh etika.

2. Fast Response

Setelah menerima chat dari pelanggan, usahakan untuk membalas chat tersebut secepat mungkin. Pelanggan bisa saja merasa kurang nyaman jika terlalu lama menunggu jawaban dari chat yang dikirimkan. Tidak jarang, ada juga tipe pembeli yang tidak sabaran dan berasumsi bahwa penjual tidak dapat memberikan pelayanan yang baik.

Respon seperti “Selamat datang di toko kami, ada yang bisa dibantu?” juga bisa membuat pelanggan merasa lebih nyaman dan mau menunggumu hingga membalas pesan. Pada intinya, kecepatan dalam membalas pesan bisa menjadi faktor penentu dalam mempertahankan pelanggan hingga akhir melalui chat.

3. Siapkan Templat

Menyiapkan templat balasan dapat membantu kamu dalam membalas beberapa chat umum dari pelanggan. Beberapa layanan lokapasar mungkin sudah menyiapkan hal ini, tetapi penting juga untuk menyimpan dokumentasinya di sebuah dokumen excel agar bisa digunakan dan diedit berkali-kali.

Beberapa templat pesan yang bisa digunakan yaitu:

a. Sambutan:

• "Hai, kak! Selamat datang di toko kami. ada yang bisa kami bantu?"
• "Hai, kak! Saya [Nama Admin]. Apakah ada yang bisa kami bantu?
• "Halo, terima kasih telah menghubungi kami. Ada yang bisa kami bantu?”

b. Mengakhiri Obrolan:

• “Terima kasih telah mengunjungi toko kamu. Kami berharap dapat melihat Anda sekali lagi. Selamat siang."
• “Terima kasih telah mampir, kami berharap dapat mendengar kabar dari Anda lagi!”
• “Jika ada pertanyaan lain yang muncul, jangan ragu untuk menghubungi kami kapan saja. Terima kasih telah menghubungi kami. Selamat jumpa."

4. Memberikan Saran

Biasanya, pembeli sudah mengetahui apa yang ingin mereka beli ketika mengunjungi toko online. Namun, ada juga pembeli yang masih ragu atau tidak tahu harus apa jika produk yang dicarinya ternyata sudah tidak tersedia. Nah, dalam situasi seperti ini, tidak ada salahnya bila penjual memberikan saran kepada pembeli. 

Penjual bisa memberikan informasi bahwa ada produk lain dengan fungsi yang tidak jauh berbeda atau menginformasikan program promosi. Dengan begitu, pelanggan jadi memiliki opsi selain produk yang dicarinya dan tidak menutup kemungkinan penjualan produk dapat terjadi.

5. Selalu Menjadi Orang Terakhir yang Membalas Pesan

Berusaha lah untut menjadi yang terakhir ketika membalas pesan chat dari pelanggan. Dengan demikian, penjual juga punya kesempatan untuk mengirimkan pesan terakhir yang diselipkan tautan untuk mengisi formulir saran. Tentu saja, dengan melakukan hal ini juga bisa memberikan kesan bahwa toko yang dikunjungi adalah toko yang ramah.

Akhir Kata

Membalas chat pelanggan adalah salah satu bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan yang diberikan dalam transaksi jual-beli online. Meski tidak dapat bertatap muka secara langsung, tetapi cara membalas pesan pelanggan yang baik dan benar dapat menjadi pembeda dalam memberikan pelayanan kepada konsumen. Maka dari itu, penting bagi penjual untuk membuat komunikasi senyaman mungkin dengan pembeli agar mereka mendapatkan pengalaman yang menyenangkan dan dapat menjadi pelanggan tetap.

Di lokapasar, biasanya sudah ada sistem yang mempermudah penjual untuk menyiapkan chat balasan untuk para pelanggan. Namun, tidak sedikit juga penjual online yang memiliki grup chat sendiri dengan anggota pelanggan setia sebagai sarana untuk menjaga komunikasi. Salah satu aplikasi chat yang bisa digunakan untuk menjaga komunikasi dengan pelanggan yaitu Hi App.

Hi App adalah aplikasi komunikasi sosial multifungsi buatan Indonesia untuk memfasilitasi gaya hidup digital kamu yang dinamis. Dengan menggunakan Hi App, kamu bisa menjaga komunikasi dengan pelanggan lewat pesan teks, video, maupun gambar.

Baca juga: Aplikasi Terjemahan yang Bisa Kamu Pakai Chatting

Kamu juga tidak perlu khawatir salah mengirimkan pesan kepada pelanggan karena grup chat dan personal chat kamu terpisah di Hi App. Kalau kamu punya pelanggan dari luar negeri, Hi App juga bisa membantu kamu dalam menerjemahkan pesan teks dari bahasa Indonesia ke bahasa Inggris dan sebaliknya. Jadi, tidak perlu khawatir ada kendala komunikasi.

Hi App bisa kamu unduh melalui Play Store untuk Android atau Apps Store untuk iOS. Pakai Hi App sekarang dan jaga komunikasi kamu dengan pelanggan lebih baik lagi.

Penulis: Adjie Priambada

Sumber Gambar: Photo by Tim Douglas from Pexels