10 Alasan Mengapa Anda harus Beralih ke Cloud Accounting

Teknologi berkembang pesat. Solusi baru dan lebih baik terus bermunculan. Cloud computing misalnya, menawarkan begitu banyak keuntungan sehingga menjadi salah satu perubahan yang memberikan dampak besar dalam bisnis - seperti membuat data dapat diakses secara online kapan saja, di mana saja.

Ada banyak sekali alat berbasis cloud yang membantu berbagai aspek bisnis Anda, tidak hanya keuangan. Teknologi cloud menghadirkan inovasi, peningkatan efisiensi, dan peningkatan profitabilitas bahkan pada UKM dan bisani skala kecil, dan merasakan kemudahan yang biasanya hanya dapat diakses oleh perusahaan besar tersedia untuk semua.

Pemilik bisnis sekarang dapat fokus pada hal lain yang mungkin lebih penting dan berdampak pada bisnis Anda.

Jadi apa saja keunggulan cloud computing?

Berikut adalah 10 dari sekian banyak alasan pemilik usaha kecil beralih ke cloud computing atau komputasi awan. Pahami hal ini dan Anda akan dapat memberikan saran terbaik kepada klien Anda - dan lihat bagaimana mereka dapat menjadi bagian dari keseluruhan layanan yang Anda tawarkan.

1. Menghemat uang

Secara tradisional, bisnis kecil akan menghabiskan banyak uang untuk melisensikan perangkat lunak atau membeli paket untuk dipasang di PC mereka. Komputasi awan menghilangkan semua itu dan menyediakan 'Perangkat Lunak sebagai Layanan'.

Ini mencakup banyak program yang tersedia secara individual, dengan periode berlangganan yang bisa Anda sesuaikan, seringkali dengan uji coba gratis.

Program ini disimpan di server jarak jauh penyedia layanan, bukan di hard drive Anda, jadi Anda tidak memerlukan komputer kelas atas untuk menggunakannya. Dan Anda tidak hanya dapat mengaksesnya dari komputer di kantor atau rumah Anda namun bisa juga melalu tablet atau ponsel.

Singkatnya, Anda bisa mengaksesnya kapanpun dan dimanapun Anda mau. Penyedia perangkat lunak cloud menangani pembaruan dan pemeliharaan program - ini semua termasuk dalam biaya langganan tetap yang Anda bayarkan. Jadi, Anda dapat mengurangi biaya staf dan mendapat dukungan secara maksimal.

2. Menghemat waktu

Komputasi awan dikembangkan menjadi layanan on-tap yang membutuhkan sedikit pengetahuan atau pengaturan dari pengguna akhir - atau sering disebut sebagai ‘plug and play’.

Hasilnya? Anda tidak perlu membuang waktu untuk memasang program dan mengunduh pembaruan. Pengembang meluncurkan perangkat lunak versi baru secara teratur, dan otomatis.

Yang lebih penting adalah jumlah pekerjaan yang dapat diotomatiskan. Secara tradisional, banyak proses akuntansi dan pembukuan seperti memasukkan faktur, rekonsiliasi bank dan pelaporan, dilakukan secara manual. Dengan komputasi awan, semuanya menjadi otomatis.

Ini memungkinkan pemilik bisnis untuk fokus pada bisnis dan berkonsentrasi untuk mendorong keuntungan dan pertumbuhan bisnis. Dan itu memungkinkan akuntan untuk memposisikan diri secara berbeda: sebagai penasihat bisnis dan pajak, membantu klien mengembangkan bisnis mereka.

3. Kolaborasi

Jauh lebih cepat dan lebih mudah berbagi data dan dokumen secara instan melalui cloud. Misalnya, seorang kolega dalam perjalanan bisnis ke Singapura dapat dengan cepat menemukan dokumen perusahaan melalui sistem online, daripada menunggu rekan kerja kembali di kantor untuk mencari dan mengirimkannya melalui email kepada mereka.

Kolega yang sama juga dapat mengajukan klaim pengeluaran mereka dari jarak jauh melalui cloud. Software akuntansi berbasis cloud seperti Accurate Online mengambil gambar tagihan hotel, makanan, dan perjalanan.

Klaim biaya apa pun dapat disetujui, diotorisasi, dan dibayar bahkan sebelum mereka kembali dari perjalanan mereka. Sebagai akuntan, Anda dapat membantu menyiapkan aturan untuk berbagai pengeluaran, sehingga seluruh operasi bisnis berjalan dengan lancar dan dengan cara yang sepenuhnya sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku di Indonesia.

Tidak seperti perangkat lunak akuntansi tradisional, perangkat lunak cloud memungkinkan akses multi-pengguna yang hemat biaya. Oleh karena itu, jauh lebih mudah untuk bekerja sama dengan kolega dan penasihat untuk memberikan hasil dan memecahkan masalah.

Anda juga dapat mengontrol tingkat akses yang dimiliki individu ke data Anda, sehingga Anda dapat membatasi pandangan seseorang hanya pada hal-hal yang menjadi perhatian mereka, tanpa mengungkapkan semua detail perusahaan.

Cloud juga memungkinkan Anda, akuntan pemilik bisnis, untuk melihat data secara real time. Anda tidak perlu menunggu klien Anda mengirimkan tanda terima dan faktur.

4. Fleksibilitas

Penyimpanan data adalah salah satu penawaran 'Software as a Service' inti dari komputasi awan. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengakses database informasi yang sangat besar tanpa harus mengoperasikan dan menggunakan server mereka sendiri - ini adalah manfaat yang signifikan bahkan untuk perusahaan terbesar sekalipun.

Anda tidak perlu berinvestasi pada lebih banyak hard drive dan server untuk meningkatkan kapasitas, bisnis yang berkembang dapat mengosongkan ruang dan waktu. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet dan perangkat elektronik untuk mengaksesnya.

5. Keandalan

Ingatlah, pernahkah hard drive Anda rusak, flash drive rusak, atau bukti bayar yang sobek, terkena noda, atau hilang? Kita semua mungkin pernah mengalaminya dan itu tidak terlalu menyenangkan.

Meskipun masih banyak yang meragukan software berbasis cloud, namun sebagian besar program menyediakan waktu aktif rata-rata lebih dari 99,99%.

Ini membuktikan bahwa perangkat lunak sebagai layanan (bukan sebagai produk) lebih dapat diandalkan. Lebih sedikit masalah yang muncul karena perangkat lunak tidak diunduh ke masing-masing komputer, yang semuanya menjalankan program dan sistem lain, yang dapat dengan mudah berbenturan.

Penyedia perangkat lunak cloud secara langsung mengelola perangkat lunak dan menangani masalah segera setelah muncul.

6. Seluler

Mengapa beberapa orang masih sangat menyukai sifat penyimpanan fisik di tempat yang tidak dapat dipindahkan, ketika teknologi memungkinkan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan di saku Anda?

Cloud Accounting dirancang khusus untuk perangkat seluler karena Anda tidak mengandalkan perangkat itu sendiri untuk kapasitas penyimpanan. Anda tidak perlu lagi mengirim dokumen melalui email dari rumah ke komputer kantor karena Anda cukup menyimpannya di awan. Anda kemudian dapat mengaksesnya dari kedua lokasi.

Anda sekarang mendapatkan fleksibilitas dalam menjalankan bisnis Anda dari kantor, rumah, atau dimanapun. Anda dapat memiliki gambaran real-time tentang bisnis Anda di mana pun Anda berada.

7. Keamanan

Keamanan adalah salah satu kekhawatiran terbesar yang disuarakan tentang komputasi awan. Namun sebenarnya hal tersebut tidak perlu dikhawatirkan karena cloud jauh lebih aman dari yang Anda kira.

Sebagai permulaan, Cloud computing lebih aman dari pencurian fisik, seperti pembobolan di sebuah tempat bisnis. Tidak ada yang dapat mengakses data Anda kecuali mereka memiliki detail login Anda.

Pusat Keamanan Siber Amerika juga berpendapat bahwa peretasan atau kegagalan sistem bukanlah masalah. Itu karena perangkat lunak yang dibuat dengan baik menawarkan manfaat keamanan dalam skala besar.

Penyedia layanan akan selalu mempelajari pola interaksi semua pelanggan dan koneksi mereka untuk mengamati pola keamanan. Ini memastikan Anda terlindungi sebelum masalah mencapai bisnis Anda. Selain itu, perangkat lunak cloud sering kali memiliki tingkat enkripsi tambahan dan menggunakan sertifikasi https.

8. Pemulihan bencana

Mencadangkan dokumen penting di hard drive terpisah selalu penting, baik Anda menggunakan komputasi awan atau tidak. Namun jika terjadi bencana alam seperti kebakaran yang membuat Anda tidak dapat mengakses data pada penyimpanan fisik Anda, namun dokumen Anda akan tetap disimpan dengan aman di cloud.

Karena Anda dapat mengakses dokumen Anda di mana pun Anda memiliki koneksi internet, aktivitas bisnis Anda tidak perlu berhenti beroperasi jika terjadi bencana. Komputasi awan adalah alat penting untuk memastikan kelangsungan bisnis.

9. TI yang berevolusi

Penelitian telah menunjukkan bahwa penghematan biaya saat perusahaan menggunakan komputasi awan mencapai 50% untuk perusahaan yang menggunakan server internal dalam jumlah besar.

Selain itu, penghapusan gangguan layanan yang disebabkan oleh masalah TI tradisional, seperti mengunduh pembaruan dan memperbaiki kesalahan sistem, dan Anda dapat bergerak maju jauh lebih cepat daripada pesaing.

Komputasi awan juga menawarkan aplikasi tambahan praktis yang memungkinkan Anda memproses tanda terima dan faktur dengan lebih mudah. Ini dengan cepat menjadi populer dan terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi cloud dengan mudah.

10. Lingkungan

Meskipun 9 alasan di atas menjelaskan dengan jelas manfaat komputasi awan untuk bisnis kecil, beralih ke cloud computing juga membuat lingkungan menjadi lebih baik.

Saat kebutuhan cloud Anda berfluktuasi, kapasitas server Anda naik dan turun agar sesuai, jadi Anda hanya menggunakan energi yang Anda butuhkan, dan tidak meninggalkan jejak karbon yang terlalu besar. Menghilangkan kebutuhan akan penyimpanan fisik juga menghilangkan banyak limbah dan polusi yang timbul dari pembuangan hard drive, kertas dan tinta.

Kesimpulan

Ketiga manfaat di atas akan cukup meyakinkan banyak bisnis untuk memindahkan bisnis mereka ke cloud. 
Teknologi cloud dengan cepat menjadi jalan terbaik untuk bisnis. Terlebih dengan digalakannya revolusi pajak oleh pemerintah, akuntansi cloud bisa membantu untuk memastikan semua orang mematuhi persyaratan pajak digital oleh pemerintah dengan lebih mudah.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan cloud accounting software terbaik di Indonesia yaitu Accurate Online secara gratis melalui tautan ini.