Perusahaan selalu berkomitmen menghadirkan pelayanan yang prima dan menciptakan kepuasan bagi pelanggan. Akan tetapi, tak boleh dilupakan pula, bahwa perusahaan juga harus mengelola tim pemasaran atau tim penjualan untuk mewujudkannya. Sebab, personil penjualan atau salesman umumnya akan berhadapan langsung dengan pelanggan.
Itulah sebabnya, dibutuhkan strategi untuk membantu dan menyederhanakan tugas-tugas tim penjualan dengan perangkat lunak atau aplikasi yang memudahkan tugas mereka. Nah, selanjutnya, perusahaan dapat menggunakan Sales Force Automation (SFA) untuk mendukung kinerja tim pemasaran atau salesman di lapangan.
SFA merupakan sistem atau aplikasi yang dirancang untuk membantu tugas-tugas penjualan semakin mudah, cepat, dan sederhana. Yang tidak kalah penting, SFA membuat alur kerja tenaga penjualan menjadi otomatis. Sehingga, tenaga penjualan bisa lebih fokus mengerjakan tugas-tugas inti dengan kemudahan fitur-fitur SFA dalam waktu yang lebih efisien.
Tentang Sales Force Automation (SFA)
Umumnya, SFA menjadi bagian penting dalam CRM. Terutama, ketika perusahaan ingin menjaga hubungan jangka panjang yang baik dengan pelanggan. Konsep SFA muncul ketika ada banyak tugas penjualan yang menyita banyak waktu dan tenaga secara manual. Misalnya, pencatatan kontak pelanggan, laporan penjualan, ketersediaan stok barang, dan sebagainya.
Perusahaan tentunya membutuhkan aplikasi SFA yang sistematis dan otomatis. Dengan begitu, dari divisi penjualan bisa menyajikan data-data secara terintegrasi dan akurat untuk laporan perusahaan maupun bekerja sama dengan divisi lainnya.
Dalam upaya menjaga hubungan baik dengan pelanggan, sistem CRM harus mampu mendukung kinerja tenaga penjualan. Sebab, seringkali salesman atau sales person merupakan ujung tombak perusahaan yang bertemu langsung dengan pelanggan.
Di dalam CRM terdapat Sales Force Automation (SFA) untuk membantu banyak tugas para sales. Misalnya untuk mengatur jadwal kerja dan mengatur kunjungan harian sales, canvassing, hingga cek stok, dll. Salesman juga bisa memanfaatkan aplikasi SFA untuk mencatat bon secara otomatis, sehingga menjadi solusi efisiensi kertas dan tanpa perlu balik ke kantor, orderan si salesman tersebut sudah bisa diproses.
Pengertian SFA Menurut Para Ahli
Ada banyak versi pengertian SFA menurut para ahli. Di antaranya menurut Buttle and Maklan (2012) SFA adalah otomasi tenaga penjualan yang memakai penerapan teknologi komputer untuk mendukung kinerja tim penjualan dalam mencapai tujuan. Sangat jelas dari pengertian di atas, SFA memang dirancang khusus bagi tenaga penjualan agar bisa bekerja lebih cepat, efektif, dan efisien memanfaatkan teknologi yang ada. Mulai dari ordering, pengiriman barang, hingga pembayaran. Semua bisa dilakukan secara cepat dan mudah melalui smartphone yang terkoneksi jaringan internet. Jadi, salesman, collector, maupun driver bisa bekerja lebih praktis dan tepat.
SFA dalam Implementasi CRM
Implementasi CRM sebenarnya berfokus pada mengelola dan mempertahankan loyalitas pelanggan. Agar hasilnya maksimal, maka perusahaan memerlukan beberapa perangkat lunak dengan pendekatan yang berbeda-beda. Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari satu rantai ke rantai yang lain.
Aplikasi CRM bisa mencakup hal-hal yang berkaitan dengan metode dan perangkat lunak (software) atau gabungan keduanya yang membantu perusahaan dalam mengelola hubungan dengan pelanggan secara terstruktur. Biasanya, CRM juga berbasis data yang luas berisi informasi tentang identitas atau kontak pelanggan.
CRM menjadi sebuah strategi bagi perusahaan agar bisa tetap fokus pada pelanggan karena perusahaan dituntut untuk selalu menjaga tingkat kredibilitas dan kepuasan pelanggan. Caranya bisa dengan melihat kebutuhan produk atau jasa pelanggan, kemudian menyediakan pelayanan yang lebih baik dan responsif. Itulah mengapa, implementasi CRM diperlukan sebuah teknik khusus yang disebut dengan SFA.
SFA Sebagai Strategi Efisiensi Penjualan
Menurut kalangan bisnis, CRM paling banyak dipakai oleh staf atau tenaga penjualan serta manajer penjualan di berbagai industri. SFA merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung aktivitas staf dan manajer penjualan untuk mencapai tujuan terkait pekerjaan mereka.
Teknologi SFA sendiri dapat membantu perusahaan untuk menyimpan, menganalisa, serta mengelola data terkait penjualan. Bisa dibilang, SFA adalah strategi yang digunakan untuk mendorong efisiensi dalam proses penjualan Anda.
Perangkat lunak SFA digunakan oleh berbagai staf penjualan seperti staf penjualan dalam konteks B2B dan B2C, penjual dari pintu ke pintu, penjual langsung, penjual online, dll. Digunakan oleh manajer untuk melacak pelanggan, mengelola jalur penjualan, menyesuaikan penawaran, dan menghasilkan laporan.
SFA akan membantu para manajer baik pada aktivitas yang berhubungan langsung dengan pelanggan maupun aktivitas internal perusahaan dengan tujuan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
SFA secara positif dapat mempengaruhi kinerja tenaga penjualan dan meningkatkan kinerja perusahaan pula. Perusahaan di seluruh dunia saat ini mulai banyak yang menginvestasikan dana besar dalam SFA dengan tujuan agar kinerja tenaga penjualan bisa jauh lebih meningkat.
Sebab, SFA bisa merumuskan nilai dengan meningkatkan kinerja penjualan perusahaan dan membawa efek yang positif pada kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dengan aplikasi SFA, rata-rata perusahaan bisa mendapat 10 kali lebih pelanggan baru dan dan kenaikan dalam mempertahankan pelanggan lama sampai dengan 70%.
Komponen Sales Force Automation
Agar pengelolaan informasi pelanggan oleh tim sales dan manajer bisa tepat sasaran, maka terdapat beberapa komponen SFA dalam implementasi penjualan. Komponen tersebut antara lain sebagai berikut:
- Account Management atau Manajemen akun yang berguna untuk mengelola informasi penjualan yang sangat lengkap tentang hubungan pelanggan termasuk kontak, riwayat kontak, transaksi, pesanan terkini, pengiriman, pertanyaan, dan riwayat layanan.
- Activity Management merupakan tindakan dalam mengelola seluruh aktivitas untuk mengambil keputusan, menetapkan to-do list, menetapkan prioritas, dan memantau kemajuan.
- Contact Management yang berguna sebagai manajemen kontak untuk membangun, berbagi, memperbarui daftar kontak, membuat janji temu, mengatur waktu, melacak tugas, dan membuat daftar aktivitas.
- Contract Management yang dapat digunakan untuk membuat, mempercepat, memantau, dan mengendalikan kontrak dengan pelanggan.
- Document Management yang berguna untuk pengelolaan dokumen perusahaan yang terkait dengan penjualan, menyimpannya saat ini, dan untuk memastikan bahwa informasi yang ada selalu tersedia bagi manajer dan pihak internal perusahaan yang membutuhkan.
- Incentive Management yang berguna untuk mengelola komisi dan insentif lainnya untuk mengangkat dan mengarahkan usaha penjualan serta untuk memberi penghargaan atas kinerja karyawan.
- Lead Management yang berguna untuk menangkap, mencetak, menetapkan, memelihara, dan melacak prospek penjualan.
- Opportunity Management yang digunakan oleh manajer perusahaan untuk memantau kemajuan dan menimbang kesempatan yang bertentangan dengan metodologi penjualan yang telah ditetapkan.
- Order Management yang berguna untuk pengelolaan pesanan sehingga bisa mengubah keputusan pelanggan untuk melakukan pembelian.
- Pipeline Management yang berguna untuk menyimpan segala informasi mengenai siklus penjualan, mulai dari mengidentifikasi prospek, memperkirakan potensi, mengelola prospek, dan meramalkan penjualan.
- Product Encyclopedias yang berguna sebagai katalog produk elektronik untuk memudahkan tenaga penjual dan pelanggan ketika mencari produk berdasarkan nama produk, nomor stok, gambar dan spesifikasi produk lainnya.
- Product Configuration yang dapat digunakan oleh tenaga penjualan atau pelanggan sendiri secara otomatis dalam memanfaatkan layanan atau solusi yang dibutuhkan.
- Product Visualization yang bisa digunakan oleh bagian penjualan dan pelanggan dengan memanfaatkan gambar atau animasi produk buatan komputer yang realistis sebelum diproduksi.
- Proposal Generation yang berguna untuk pembuatan bermerek yang disesuaikan untuk pelanggan. Quotation Management yang bisa digunakan oleh manajer untuk menyiapkan proposal yang sesuai.
- Sales Forecasting yang berguna untuk meramalkan pendapatan penjualan dan tingkat penutupan.
- Sales Management yang berguna untuk hal-hal yang berkaitan dengan pelaporan manajemen penjualan ke dalam sistem yang terintegrasi.
- Territory Management yang berguna untuk mengatur kawasan penjualan dengan menyeimbangkan wilayah penjualan, sehingga masing-masing tenaga penjualan memiliki beban kerja yang sama.
- Workflow Development yang berguna untuk alur kerja dalam rancangan proses penjualan.
Manfaat Penggunaan SFA
Bagi perusahaan yang menggunakan SFA, ada beberapa manfaat yang akan berdasarkan peran dari masing-masing bagian. Misalnya, bagi seorang manajer penjualan bisa meningkatkan produktivitas tenaga penjual, meningkatkan hubungan pelanggan, memiliki laporan yang akurat, dan mengurangi biaya penjualan.
Sedangkan bagi seorang manajemen senior, sistem atau aplikasi SFA bisa dimanfaatkan untuk meningkatkan visibilitas penjualan, mengurangi risiko variasi yang tidak terduga dari perkiraan penjualan, mempercepat arus kas, meningkatan pendapatan dari penjualan, mengetahui pertumbuhan pangsa pasar, dan meningkatkan profitabilitas terhadap penjualan perusahaan.
SFA sangat bermanfaat untuk sebagian besar proses penjualan atau alur kerja perusahaan. Misalnya untuk follow up kepada klien melalui email atau riwayat panggilan. Selain itu bisa juga untuk alur kerja lain seperti membuat jadwal pertemuan dengan klien, quotation, proposal penjualan, onboarding pelanggan, pelaporan, analisis, dan purchase order system.
Faktor Pendukung Keberhasilan SFA
Sales Force Automation akan memberi dampak yang lebih baik bagi kinerja tim penjualan ketika sejumlah faktor kondisi terpenuhi. Faktor-faktor tersebut antara lain:
- Aplikasi harus mudah digunakan oleh setiap pihak yang berkepentingan, khususnya tenaga penjual
- Pada aplikasi CRM, tersedianya fitur pelatihan SFA yang sesuai untuk tugas penjualan.
- Pengguna SFA, baik manajer maupun tim sales harus memiliki sikap positif terhadap teknologi.
- Keterlibatan setiap kelompok pengguna sejak perencanaan hingga penggunaan.
- Penyebaran tim multidisiplin dalam tahap perencanaan SFA.
- Dukungan manajemen senior terhadap tim penjualan dalam hal pemanfaatan SFA.
Sales Force Automation untuk Tenaga Penjualan
Jika ditinjau dari tenaga penjualan atau sales, SFA memberikan banyak manfaat. SFA akan membantu sales force dalam melakukan tindak lanjut dan mendokumentasikan seluruh interaksi dengan mitra atau pelanggan dengan berbasis teknologi terkini, seperti Cloud. Tim sales bisa melihat dokumentasi pekerjaan, promo Scheme, manajemen stok, dan memastikan tidak akan ada deals atau kunjungan harian yang terlewat.
Pentingnya SFA untuk Bisnis
Pada titik tertentu, basis data pelanggan yang luar biasa dan penjualan yang didorong oleh CRM akan membuat SFA menjadi alat yang sangat diperlukan untuk bisnis yang sedang berkembang.
Menurut survei IDC (International Data Corporation), Sales Force Automation telah menghasilkan:
- 30% meningkatkan closing/ deals.
- 14% menghemat waktu administrasi penjualan.
- 18% mengurangi sales cycle.
Meski terkesan remeh, namun bayangkan ketika angka-angka ini diterapkan pada perusahaan yang meraup keuntungan milyaran atau triliun. Tentunya, produktivitas dan peningkatan keuntungan secara keseluruhan bisa sangat signifikan.
Mari kita lihat mengapa SFA diperlukan untuk bisnis era modern untuk memenangkan persaingan:
1. Efisiensi Jam Kerja
SFA dapat menghemat tenaga dan biaya tim penjualan, terutama dari segi waktu. Jika dulu butuh waktu berjam-jam untuk menyajikan data kontak pelanggan, mencatat laporan kunjungan harian, menjadwalkan kunjungan harian, canvassing, dll, kini semuanya disajikan secara real time melalui aplikasi smartphone.
Selain itu, jika semua tugas tersebut dilakukan secara manual, sudah pasti akan memakan waktu dan menguras tenaga personil penjualan. Sehingga, lebih rentan terjadi kesalahan dan data yang tidak konsisten. Namun, dengan teknologi SFA berbasis cloud, setiap personil penjualan bisa mengupdate data kapan saja dan di mana saja, bahkan ketika dalam perjalanan.
2. Memperkirakan Trend Penjualan
Estimasi trend penjualan adalah salah satu hal penting yang bisa diperoleh dengan memanfaatkan SFA. Ini karena, data penjualan dapat tersimpan secara rapi dan terstruktur untuk dianalisa kapan saja.
Tim penjualan bisa lebih mudah membandingkan data penjualan di masa lalu dengan data penjualan saat ini. Hal tersebut bisa memberikan tim penjualan informasi berharga tentang trend atau peluang bisnis di masa mendatang.
Tak hanya itu, tim penjualan bisa bekerja sama dengan tim pemasaran untuk menganalisis pola penjualan dan membuat kampanye atau promosi scheme yang disesuaikan kebutuhan dan minat pelanggan.
3. Akses 24/7 Berbasis Cloud
SFA sebagai perangkat lunak berbasis Cloud memungkinkan aliran data tanpa batas antara semua cabang bisnis Anda, di mana saja dan kapan saja. Tim penjualan Anda tidak perlu berkomunikasi secara manual dengan tim manajemen inventaris di gudang hanya untuk mengetahui ketersediaan stok, atau bertanya tentang nominal bon untuk penagihan.
Semua orang bisa mengakses sendiri semua data yang mereka butuhkan. Kemudian, data yang diperlukan tersebut langsung bisa diakses melalui smartphone atau gadget masing-masing secara real time 24 × 7.
SimpliDOTS SFA (Sales Force Automation)
SimpliDOTS membantu tim penjualan lebih efisien waktu, tenaga, dan biaya dengan berbagai fitur yang dimiliki. Dengan SimpliDOTS SFA, maka salesman, collector, maupun driver mampu bekerja secara lebih optimal, cepat dan praktis.
Didukung SimpliDOTS Monitoring, manajer atau supervisor akan lebih mudah memantau kinerja tim penjualan atau personilnya secara realtime cukup dari smartphone. Dengan aplikasi SimpliDOTS SFA, personil penjualan dapat memiliki alat pendukung yang lengkap untuk melakukan negosiasi dengan pelanggan di lapangan. Taking order atau canvassing juga dilakukan secara real time, tanpa perlu bolak-balik ke kantor pusat.
Proses penagihan juga dilakukan dengan mudah karena semua data transaksi telah tercatat secara sistematis dan dapat diakses kapan saja dan dimana saja berbasis Cloud. Jika Anda ingin meningkatkan kinerja tim penjualan perusahaan Anda saat ini, jangan tunda lagi segera klik ini untuk trial aplikasi SimpliDOTS GRATIS!
