Fitur Google Docs yang Anda Tidak Tahu ini Sangat Berguna

Teknologi.id - Penulisan teks dari Google mungkin tampak seperti alat sederhana, tetapi Google Docs sebenarnya penuh dengan fitur berguna yang akan membuat pengalaman menulis anda lebih baik dan lebih efisien. Google sering membuat pengumuman ketika pembaruan besar ada di aplikasi mereka, tetapi beberapa fitur pasti tidak disadari untuk banyak pengguna. Inilah beberapa fitur yang mungkin anda tidak sadari :

Pantau Semuanya Dengan Dasbor Aktivitas

Di tengah diagram Venn yang membandingkan Google Analytics dan Google Documents adalah dasbor Aktivitas yang terakhir. Anda dapat menemukan fitur ini di bagian paling bawah menu Alat, dan setelah anda membukanya, anda akan mendapatkan banyak data tentang penggunaan dokumen itu. 

Pada bilah sisi kiri dasbor, klik Viewers untuk melihat orang yang dapat mengakses file. Jika anda membuka tab All Viewers, anda akan dapat melihat siapa yang membuka dokumen dan kapan, diurutkan dari pengunjung terbaru hingga terlama.

Periksa Viewer trend tab untuk melihat berapa banyak kunjungan yang dilakukan dokumen dalam jangka waktu tertentu. Gunakan menu dropdown di sudut kanan atas untuk mengubah tampilan default 14 hari menjadi visual sepanjang waktu, atau mempersempit jangka waktu ke tujuh hari terakhir. Anda juga dapat menggeser garis biru putus-putus pada grafik untuk membuat rentang khusus. Comment trend tab juga menunjukkan grafik serupa, kali ini menggambarkan frekuensi harian dari komentar dan balasan, dan berapa banyak dari mereka yang belum terselesaikan.

BACA JUGA: Fokus Tim Baru Microsoft: Pengembangan Android Windows

Perhatikan bahwa kedua tab ini hanya menampilkan angka, bukan nama, jadi jika anda berpikir untuk menggunakan fitur ini untuk memanggil rekan kerja anda tentang sesuatu, itu tidak akan berhasil.

Cara Membandingkan Dokumen di Google Docs

Manfaat mengerjakan dokumen di cloud adalah hanya ada satu file yang dapat diakses semua pengguna, apapun perangkat yang mereka gunakan. Tetapi masih ada orang yang bersikeras menggunakan file yang disimpan secara lokal, yang pada akhirnya menghasilkan beberapa versi yang sedikit berbeda dari hal yang sama, dengan nama seperti “Final_report_my_edits,” atau “Final-report-FINAL.” Dan jika anda yang bertanggung jawab untuk mengkonsolidasikan dokumen-dokumen itu, anda pasti akan merasa kesulitan.

Untungnya, Google Documents sekarang memiliki fitur Bandingkan dokumen, yang dapat anda temukan di bawah menu Tool. Fitur ini memungkinkan anda menggabungkan dua file, dan Google akan menyoroti perbedaan di antara keduanya.

Untuk menggunakannya, buka dokumen di Google Documents, bisa berupa file asli atau file Word atau PDF yang dikonversi. Lalu buka Tool, Bandingkan dokumen, menggunakan jendela penjelajah yang muncul untuk masuk ke Google Drive anda dan temukan file yang ingin anda bandingkan dengan file saat ini. Google Docs kemudian akan membuka dokumen gabungan di tab baru dan akan menggarisbawahi perubahan seolah-olah itu adalah saran yang ditambahkan.

Jika anda perlu menggabungkan lebih dari dua dokumen, anda dapat melakukannya dari file baru, gabungan, dan ulangi prosesnya hingga selesai. Hal ini adalah alat yang sempurna untuk tugas yang benar-benar membosankan. Sekarang coba ajak kolega anda untuk mulai bekerja di cloud.

BACA JUGA: Mirip AirTag, Google akan Segera Rilis Smart Tag untuk Android

Gunakan “@” Sebagai Pintasan Utama

Di masa lalu, mengetik @ di badan Google Docs hanya akan memungkinkan anda untuk menyebut seseorang dan mengirimkan pemberitahuan kepada mereka. Hal ini akan memungkinkan anda memberitahu rekan kerja untuk memeriksa sesuatu yang spesifik, atau menugaskan tugas ke sekelompok orang.

Saat ini anda masih dapat melakukannya, tetapi karakter “@” telah menjadi jauh lebih bermanfaat, dan anda bahkan dapat menggunakannya sebagai semacam pintasan utama untuk banyak tindakan populer dalam Google Documents. Saat anda mengetiknya, anda akan melihat menu yang muncul dengan daftar kemungkinan. Platform akan menunjukkan kepada anda dua nama yang dapat anda klik dan masukkan ke dalam teks isi, tetapi anda dapat mengeklik panah di sebelah People untuk mendapatkan enam rekomendasi lagi, biasanya orang yang baru saja anda hubungi.

Fitur lain yang ada di karakter ini adalah Meeting Notes. Fungsi ini menunjukkan integrasi Google Docs dengan Google Kalender dan memungkinkan anda memilih dari daftar acara di kalender pribadi anda. Setelah berada di dokumen anda, blok konten ini akan menyertakan tautan ke acara yang anda pilih, tanggal pada jadwal anda, dan nama semua orang yang hadir. Terakhir, anda akan melihat ruang untuk catatan dan item tindakan yang dapat anda isi dengan apa yang anda diskusikan di rapat tersebut.

(FY)