Sprint (2016), Kiat Pecahkan Masalah & Uji Ide Baru Secepat Kilat

Teknologi.id - Tantangan utama dalam menyelesaikan masalah atau pun mendesain suatu produk baru adalah mengeksekusi ide atau pun solusi yang telah dipilih. Menemukan ide bagus sudah tentu merupakan hal yang tidak mudah, namun menjadikan ide tersebut kenyataan merupakan tantangan yang lebih berat.

Sulitnya mengeksekusi ide-ide bagus inilah yang seringkali menghambat penyelesaian masalah atau pun inovasi produk. Tim dapat terjebak dalam diskusi panjang untuk menentukan apa yang harus dilakukan lebih dahulu, apa yang harus menjadi prioritas, atau bahkan siapa yang harus melaksanakan atau mengeksekusi solusi yang dipilih, hingga akhirnya membuang-buang waktu yang berharga.

Serangkaian masalah tersebut nantinya tidak disadari akan memakan biaya dan waktu yang tak sedikit, hingga akhirnya justru menjadi bumerang terhadap operasional perusahaan.

Berangkat dari masalah tersebut, Jake Knapp dari Google Ventures menawarkan solusi untuk meminimalkan risiko kagagalan bisnis serupa hanya dengan konsep lima hari kerja.

Konsep yang dinamai Design Sprint tersebut dikenalkan oleh Jake Knapp pada tahun 2010, yang hingga kini telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan di seluruh dunia.

Design Sprint ini memungkinkan kita mencapai tujuan dan hasil yang jelas dalam waktu yang relatif singkat. Selain itu, konsep ini juga akan membantu memicu inovasi, mendorong pemikiran pada pengguna (user oriented), menyelaraskan visi bersama sehingga menghasilkan produk baru yang lebih cepat.

Jake Knapp secara lengkap membahas Design Sprint ini pada bukunya Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days yang ditulis bersama koleganya John Zeratsky dan Braden Kowitz, juga dari Google Ventures.

Buku ini menawarkan metode atau panduan manajemen waktu dengan konsep Sprint untuk memecahkan masalah-masalah besar dan menguji ide-ide baru dalam waktu singkat, hanya lima hari saja.

Berikut ini gambaran singkat mengenai konsep Design Sprint yang merupakan rangkuman dari Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days.

Hari 1 - Buatlah peta perencanaan dan tentukan target

Secara alami, kita semua ingin segera menyelesaikan masalah yang muncul. Namun hal tersebut justru akan menimbulkan masalah baru yang sebelumnya tidak terlihat. Karena itu, tahapan perencanaan adalah tahap pertama dalam sprint.

Pertama, tentukan tujuan akhir yang ingin dicapai tim kita. Mulailah dari akhir; bayangkan apa yang terjadi di masa depan dan apa yang harus kita lakukan. Pandanglah masa depan dengan optimis dengan menyusun tujuan, tapi pastikan tim kita juga bersikap pesimis untuk mengantisipasi potensi kegagalan.

Beberapa pertanyaan yang perlu dibahas antara lain;

1. Apa pertanyaan yang ingin dijawab pada akhir minggu?
2. Bagaimana cara untuk mencapai tujuan akhir yang ingin dicapai?
3. Bila produk tim kita gagal, apa yang mungkin menjadi penyebabnya?

Setelah mengetahui tujuan akhir yang ingin dicapai, siapkanlah peta sederhana yang akan menjadi panduan untuk mencapai tujuan akhir. Berikut ini beberapa tips dan cara untuk menyusun peta yang sederhana dan mudah dipahami:

1. Identifikasi seluruh aktor di sebelah kiri. Aktor bisa didefinisikan sebagai konsumen, ataupun orang lain yang terlibat.
2. Tulis akhir cerita di sebelah kanan, yaitu tujuan akhir yang ingin dicapai.
3. Susun ceritanya dengan kotak dan anak panah agar mudah dipahami.
4. Pastikan ceritanya tetap sederhana, dengan hanya lima hingga lima belas langkah.
5. Pastikan ceritanya sudah mempertimbangkan seluruh aspek yang ada.

Setelah memetakan tujuan yang ingin dicapai, tim kita yang terdiri dari berbagai macam keahlian perlu memberikan masukan terhadap peta tersebut. Dan apabila diperlukan, tanyakan pendapat pakar lain di luar tim.

Selanjutnya, tim kita juga perlu mengantisipasi masalah-masalah yang mungkin akan muncul. Gunakanlah metode ‘Bagaimana kita akan’.

Misalnya, ‘Bagaimana kita akan membuat tamu nyaman berinteraksi dengan robot?’; ‘Bagaimana kita akan mengkomunikasikan robot ini?’.

Terakhir, tentukan target yang ingin dicapai. Pilihlah satu target masalah atau pertanyaan yang akan menjadi fokus sprint. Jadi, pada hari pertama tim kita akan mempunyai tujuan akhir dan pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab sepanjang pelaksanaan sprint.

Hari 2 - Menyusun solusi

Suatu ide bagus tidak harus ide yang benar-benar baru. Tim kita dapat menemukan ide bagus dengan menggabungkan dan mengembangkan ide yang sudah ada.

Pertama, buatlah daftar produk dan layanan yang bisa menjadi inspirasi untuk tim kita. Kemudian catatlah seluruh hal menarik dari produk dan layanan tersebut, dan sampaikan dalam tiga menit.

Saat presentasi tiga menit itu berlangsung, mintalah anggota lain untuk mencatat ide-ide besar yang muncul. Dengan begitu, tim kita akan memiliki banyak ide besar untuk digabungkan dan dikembangkan.

Setelah menghabiskan sepanjang pagi menggali ide-ide besar, kini saatnya tim kita mensketsakan ide mereka masing-masing. Sketsa menjadi alat yang efektif untuk mengkomunikasikan ide, dibandingkan hanya dengan kata-kata. Jangan khawatir jika kita tidak bisa menggambar, yang penting adalah idenya tersampaikan.

Susunlah sketsa tersebut dalam satu lembar kertas yang dilipat menjadi delapan bagian. Sketsakan ide kita dalam “Delapan Langkah Ide Gila”, dan komunikasikan ke seluruh tim. Pastikan setiap anggota tim menyusun satu ide untuk disampaikan.

Hari 3 - Memilih solusi terbaik

Tantangan utama pada hari ketiga adalah memutuskan mana solusi yang akan dipilih. Untuk menghindari debat tanpa akhir, berikut ini proses lima tahap dalam sprint untuk membuat keputusan:

• Pertama, tampilkan sketsa solusi di dinding layaknya galeri seni.
• Kedua, tandai bagian solusi yang menarik dengan stiker
• Ketiga, berikan kritik cepat dan bahas penekanan tiap solusi
• Keempat, persilahkan setiap orang untuk memilih satu solusi dan memberikan suara dengan stiker
• Kelima, berikan ketua tim lebih banyak stiker sebagai pengambil keputusan final

Bila dari proses pemilihan solusi tersebut tim kita berhasil memutuskan satu solusi, maka kita dapat langsung merencanakan penyusunan prototype atau purwarupa. Namun apabila terpilih lebih dari satu solusi, maka tim kita harus memutuskan apakah akan memilih satu solusi saja, menggabungkan solusi yang ada, atau menguji semuanya—yang berarti harus membuat beberapa prototype.

Meski solusi sudah terpilih, tim kita tidak boleh tergoda untuk langsung memulai pembuatan prototype. Rencanakanlah pembuatan prototype dan konsep pengujian sebelum benar-benar membuat prototype. Buatlah papan cerita yang menggambarkan bagaimana prototype kita akan diuji.

Sama seperti membuat cerita, pilihlah adegan pembuka; bagaimana kita akan memperkenalkan prototype kepada calon konsumen yang menjadi subyek pengujian. Selanjutnya, bangunlah cerita; bagaimana kita ingin calon konsumen berinteraksi dengan prototype. Dan terakhir, tentukan bagaimana cara kita ingin menilai hasil pengujian.

Hari 4 - Membuat prototype untuk pengujian konsep

Untuk membuat prototype yang sempurna, tentu saja waktu satu hari tidak akan cukup. Karena itu, untuk pengujian awal, kita hanya perlu membuat prototype yang cukup nyata untuk diuji.

Bayangkan dalam membuat film, seringkali adegan tidak diambil di lokasi nyata, hanya di studio yang diatur agar menyerupai kondisi nyata. Kurang lebih inilah yang harus diterapkan untuk membuat prototype.

Pengujian dengan prototype yang ‘cukup nyata’ akan lebih efektif dibandingkan dengan prototype yang sempurna, karena semakin lama kita menghabiskan waktu untuk membuat prototype maka semakin sulit pula kita akan menerima masukan. Selain itu, dengan membuat prototype yang ‘cukup nyata’, kita terhindar dari menghabiskan waktu untuk membuat sesuatu yang keliru.

Dalam metode sprint, prototype yang diuji harus memenuhi beberapa prinsip berikut;

• prototype yang kita susun dapat berupa apa saja
• prototype bisa dibuang, jadi jangan membuat prototype yang tidak ingin dibuang
• buat sekedar untuk mengetahui bagaimana penerimaan konsumen, tidak perlu berfungsi penuh
• prototype harus terlihat nyata.

Ada empat tahapan dalam menyusun prototype:

1. Pertama, tim kita perlu memilih perangkat yang tepat. Jika berupa layanan, kita dapat menyusun skenario. Jika berupa ruang fisik, kita dapat memodifikasi ruangan yang sudah ada. Jika berupa tampilan layar, kita dapat menggunakan Power Point, Keynote, atau aplikasi lain.
2. Kedua, tim kita perlu membagi tugas sesuai dengan keahlian masing-masing. Tentukan anggota tim yang berperan sebagai pembuat, penjalin, penulis, kolektor aset serta pewawancara. Pembuat bertugas membuat komponen individual dari prototype. Penjalin bertugas mengumpulkan komponen dari pembuat. Penulis berperan menuliskan teks yang akan membuat prototype masuk akal. Kolektor aset bertugas mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan pembuat. Dan pewawancara berperan melakukan wawancara dalam pengujian prototype.
   
3. Ketiga, tim kita (terutama sang penjalin), perlu memastikan seluruh komponen dalam pengujian prototype konsisten hingga pada akhirnya tim kita siap melakukan uji coba.

Hari 5 - Melakukan pengujian

Saat berbicara mengenai data, seringkali masalah jumlah sampel data menjadi perdebatan. Apakah jumlah sampel tersebut dapat menggambarkan kondisi riil secara umum?

Dalam metode sprint, lima menjadi angka ajaib untuk jumlah sampel. Dalam pengujian konsumen, lebih banyak orang tidak membuat lebih banyak pengetahuan, karena seringkali pola data sudah dapat terobservasi setelah lima wawancara.

Wawancara dilakukan dalam lima tahapan sederhana. Pertama, berikan sambutan ramah sebelum mulai wawancara. Selanjutnya, berikan pertanyaan awal yang bersifat umum dan terbuka. Pertanyaan-pertanyaan ini penting untuk membangun keakraban sebelum kita mulai memperkenalkan prototype yang ingin diuji. Setelah itu, barulah kita dapat memperkenalkan prototype buatan kita.

Setelah memperkenalkan prototype, kita perlu mendorong responden untuk dapat mengobservasi prototype lebih detail. Biarkan mereka membaca instruksi, penjelasan dan berbagai teks yang menggambarkan fungsi prototype—jangan kita yang membacakan.

Baru setelah itu kita dapat melakukan tanya jawab singkat untuk menggali pendapat konsumen. Beberapa pertanyaan yang dapat kita gunakan adalah perbandingan dengan produk sejenis, bagian yang disukai dan tidak disukai, dan bagaimana setiap fungsi memenuhi tujuan yang diharapkan.

Satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah pewawancara harus pula mengamati mimik dan bahasa tubuh responden, bukan hanya jawaban-jawaban lisannya saja.

Kesimpulan

Design Sprint hanyalah satu dari sekian banyak konsep yang dapat dicoba dalam menyelesaikan masalah produk. Kelebihan yang ditawarkan oleh design sprint mampu memetakan arah tujuan yang jelas dan solusi dengan waktu yang efektif terutama jika kita dalam proses menciptakan website, aplikasi atau fitur baru di dalamnya. Ide yang ada harus benar-benar dibutuhkan dan tervalidasi, baru dapat segera dieksekusi.

Untuk memulai metode sprint, Jake Knapp dalam bukunya "Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days" mengungkapkan bahwa kita harus mempersiapkan tim yang mau mendedikasikan waktunya selama 5 hari serta ruangan meeting dan perlengkapan yang diperlukan.

Secara singkat, gambaran metode sprint yaitu:

1. Hari pertama, buatlah rencana sprint kita. Bayangkan tujuan yang ingin dicapai dan bagaimana mencapai tujuan tersebut.
2. Hari kedua, mulailah mencari solusi. Carilah inspirasi dari ide yang sudah ada kemudian gabungkanlah menjadi ide baru.
   
3. Hari ketiga, pilihlah solusi yang akan diujikan dan susun skenario pengujian solusi tersebut.
   
4. Hari keempat, buatlah prototype yang ‘cukup nyata’ untuk diujikan. Jangan menghabiskan waktu untuk membuat prototype yang sempurna.
   
5. Hari kelima, lakukan ujicoba untuk mendapatkan masukan dari calon konsumen.

(dwk)