Dalam bisnis, Anda harus menyimpan setiap catatan transaksi Anda di pembukuan Anda. Buku akuntansi Anda menyediakan tempat bagi Anda untuk meninjau pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda dan melihat posisi Anda secara finansial.
Dengan menjaga agar pembukuan Anda tetap teratur dan mutakhir, Anda dapat mengendalikan keuangan Anda dan membuat keputusan bisnis yang cerdas. Tetapi sebelum Anda dapat melakukan semua itu, Anda perlu mempelajari cara mengatur pembukuan untuk bisnis kecil.
Cara Mengatur dan Menyiapkan Pembukuan untuk Bisnis Kecil
Mencatat semua transaksi bisnis Anda mungkin tampak menakutkan. Namun, mencatat transaksi tidak harus menjadi tugas yang sulit. Semakin Anda mempersiapkan buku Anda, semakin mudah pencatatannya.
Untuk membantu memastikan pencatatan pembukuan Anda berjalan lancar, ikuti langkah berikut untuk mengatur dan menyiapkan pembukuan untuk bisnis kecil.
1. Pilih metode akuntansi
Urutan pertama bisnis saat menyiapkan pembukuan Anda adalah memilih metode akuntansi. Berikut adalah metode akuntansi yang dapat Anda pilih:
- Berbasis Kas: Metode akuntansi yang paling mudah
- Akrual: Metode akuntansi paling sulit
- Basis kas yang dimodifikasi: Campuran basis kas dan akrual
Akuntansi berbasis kas tidak membutuhkan pengetahuan akuntansi yang luas. Dengan metode ini, catat transaksi saat uang berpindah tangan. Itu berarti Anda mencatat pendapatan saat Anda menerima pembayaran. Metode cash-basis hanya menggunakan akun tunai (misalnya, pengeluaran, pendapatan, dll.).
Akuntansi akrual membutuhkan pengetahuan akuntansidan lebih memakan waktu bagi pemilik usaha kecil. Dengan metode ini, Anda harus mencatat pendapatan saat transaksi Anda terjadi, dengan atau tanpa transfer uang. Dan, mencatat pengeluaran saat Anda ditagih. Metode akrual menggunakan akun yang lebih maju dan memungkinkan Anda mencatat kewajiban jangka panjang.
Basis kas yang dimodifikasi, atau akuntansi hibrid, adalah campuran akuntansi akrual dan basis kas. Seperti metode berbasis uang tunai, Anda mencatat pendapatan saat menerimanya, dan mencatat pengeluaran saat Anda melakukan pembayaran. Akuntansi berbasis kas yang dimodifikasi menggunakan akun kas dan akrual.
2. Tentukan bagaimana Anda akan mencatat transaksi
Bagaimana Anda berencana mencatat transaksi dalam pembukuan Anda? Mungkin Anda sedang mempertimbangkan:
- Mencatat transaksi dengan tangan (mis., Spreadsheet)
- Mempekerjakan seorang akuntan
- Menggunakan software akuntansi
Mencatat transaksi secara manual dengan tangan adalah opsi yang paling memakan waktu untuk mencatat transaksi. Namun, ini adalah solusi termurah bagi pemilik usaha kecil. Saat Anda mencatat transaksi dengan tangan, buat akun manual untuk setiap transaksi dan hitung total.
Mempekerjakan seorang akuntan membebaskan Anda dari mengelola pembukuan Anda sendiri dan membuat kesalahan akuntansi yang umum. Ini adalah pilihan yang paling tidak memakan waktu tetapi juga yang paling mahal. Jika Anda menyewa seorang akuntan, mereka akan menyusun laporan keuangan dan menghitung totalnya untuk Anda.
Software akuntansi adalah yang terbaik dari kedua dunia dalam hal kesulitan dan biaya. Software akuntansi adalah pilihan yang baik jika Anda ingin merampingkan proses akuntansi dan menghemat waktu tanpa harus membayar harga yang harus dibayar oleh seorang akuntan untuk melakukan segalanya untuk Anda. Belum lagi, Anda tidak perlu khawatir menghitung sendiri total karena perangkat lunak menanganinya untuk Anda.
Baca juga: Ini Sektor Bisnis yang Tak Goyah Selama Krisis Pandemi
3. Buat bagan akun atau Chart Of Account
Bagan akun Anda, atau Chart Of Account (COA), mencantumkan semua akun dalam laporan keuangan Anda dan memecah uang Anda ke dalam kategori tertentu. COA menunjukkan kepada Anda semua uang yang masuk ke bisnis Anda serta semua uang yang keluar.
Bagan akun Anda terdiri dari lima bagian ini:
- Aktiva
- Kewajiban
- EkuitasPendapatan
- Beban
Untuk memecah akun lebih jauh, Anda dapat menggunakan sub-akun (mis., Penjualan Produk) untuk mengatur transaksi. Saat bisnis Anda berkembang, Anda dapat menambahkan sub-akun lain ke COA Anda.
4. Buka rekening bank bisnis
Mencampur dana pribadi dan bisnis adalah hal yang sangat dilarang. Untuk menghindari kesalahan akuntansi, pengajuan pajak yang tidak akurat, dan pengeluaran berlebih, buka rekening bank terpisah untuk bisnis.
Membuka rekening bank bisnis tidak hanya membantu Anda menjaga catatan Anda tetap teratur, tetapi juga dapat menciptakan jejak audit yang jelas untuk perusahaan Anda.
Tanyakan kepada lembaga perbankan Anda untuk mengetahui dokumen apa yang perlu Anda sediakan untuk membuka rekening bank bisnis.
5. Tentukan bagaimana bisnis Anda akan dibayar
Bisnis Anda tidak dapat berkembang jika pelanggan tidak membayar Anda. Untuk memastikan Anda dibayar untuk produk atau layanan Anda, buat kebijakan pembayaran pelanggan yang jelas.
Tentukan jenis pembayaran yang akan Anda terima dari pelanggan Anda. Ini mungkin termasuk:
- Tunai
- Cek
- Kartu kredit
- Mobile wallet payment
Jika Anda menjual kepada pelanggan secara kredit, Anda harus mengirimkan faktur di kemudian hari setelah memberikan barang atau jasa Anda. Dan, tentukan persyaratan pembayaran faktur, seperti bentuk pembayaran yang dapat diterima, kapan pembayaran jatuh tempo, ke mana mengirim pembayaran, dan biaya keterlambatan.
6. Catat pengeluaran
Melacak biaya adalah bagian penting dari akuntansi. Ini membantu Anda menjaga agar pembukuan Anda tetap teratur. Plus, Anda akan berterima kasih pada diri sendiri karena mencatat pengeluaran yang datang saat pajak.
Saat menyimpan catatan pengeluaran Anda, pastikan untuk berpegang pada hal-hal berikut:
- Tanda terima
- Laporan bank dan kartu kredit
- Faktur
- Tagihan
- Cek yang dibatalkan
- Bukti pembayaran
- Pengembalian pajak sebelumnya
Semakin banyak dokumentasi yang Anda simpan dalam catatan Anda, semakin baik bisnis dan pembukuan Anda.
7. Buat jadwal dan atur pengingat
Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menunda pencatatan transaksi dalam pembukuan Anda. Membiarkan transaksi menumpuk dapat menyebabkan pencatatan yang tidak teratur, kesalahan, dan banyak tekanan yang tidak perlu.
Untuk menyederhanakan tanggung jawab pembukuan Anda, buat dan patuhi jadwal atau siklus akuntansi. Jadwal Anda dimulai dengan saldo akun awal Anda dan berakhir ketika Anda menutup pembukuan Anda.
Tuliskan langkah-langkah untuk jadwal atau siklus Anda dan sisihkan waktu setiap minggu, bulan, dll. Untuk melakukannya dan memperbarui catatan Anda. Untuk melangkah lebih jauh, pertimbangkan untuk menyetel pengingat untuk diri Anda sendiri sehingga Anda tahu kapan Anda perlu menjalani siklus dan memperbarui pembukuan Anda.
Tips untuk Menjaga Pembukuan Anda Tetap Teratur
Jika Anda ingin pembukuan akuntansi bisnis Anda akurat, jaga agar tetap teratur dan selalu up to date.
Bukan orang yang terorganisir? Jangan khawatir. Gunakan tips berikut untuk menjaga buku Anda dalam kondisi prima:
- Miliki pemahaman dasar tentang akuntansi sebelum mencatat transaksi dalam pembukuan Anda
- Manfaatkan software akuntansi untuk memudahkan dan mempercepat proses
- Pisahkan keuangan bisnis dan pribadi
- Lacak semua transaksi sesegera mungkin atau secara teratur (mis., Sekali seminggu)
- Temukan cara untuk mengatur tanda terima akuntansi dan dokumen lainnya
- Tinjau buku Anda sesering mungkin untuk tetap up-to-date tentang keuangan
- Jangan menunda pencatatan transaksi sampai menit terakhir
Apakah Anda takut membayangkan harus menyiapkan pembukuan bisnis Anda? Jika demikian, kami memiliki solusi yang bagus untuk Anda.
Software akuntansi Accurate Online dapat memudahkan pembukuan perusahaan dengan semua fitur terbaiknya. Sederhanakan cara Anda mencatat transaksi dengan memulai uji coba gratis Accurate Online salama 30 hari melalui tautan ini.
