5 Tips Mudah Menggunakan Google Form untuk Menyelenggarakan Event yang Sukses

Foto: Pixabay/igorovsyannykov

Teknologi.id - Menyelenggarakan event adalah tugas yang memerlukan banyak persiapan dan koordinasi. Ada banyak hal yang harus dipersiapkan, seperti lokasi, anggaran, tamu undangan, dan pengumpulan informasi peserta.

Melihat perkembangan teknologi yang semakin cepat dan pesat, membuat pekerjaan yang memerlukan tenaga ekstra menjadi lebih mudah tanpa ribet, seperti dengan adanya Google Form.

Dengan Google Form dapat memudahkan proses pendaftaran, pengumpulan informasi, dan umpan balik atau feedback dari peserta yang sebelumnya, tanpa adanya teknologi melakukan pekerjaan-pekerjaan ini amatlah menyebalkan dan menguras tenaga berlebih.

Dilansir Teknologi.id dari berbagai sumber berikut ini adalah 5 cara menggunakan Google Form untuk menyelenggarakan event yang sukses dengan mudah tanpa ribet.

5 Tips Mudah Menggunakan Google Form untuk Menyelenggarakan Event yang Sukses

Baca juga: Gampang Banget! Ini Cara Membuat Form Survei di Google Forms

1. Buat Formulir Pendaftaran yang Jelas dan Relevan

Foto: Pixabay/Catkin

Buatlah formulir pendaftaran secara online menggunakan Google Form agar lebih mudah dan efisien untuk peserta dan panitia penyelenggara dalam mengumpulkan informasi para peserta, panitia atau bahkan pengisi acaranya jika memang diperlukan. 

Pastikan formulir pendaftaran yang dibuat jelas dan relevan dengan event yang diselenggarakan, baik itu acara seminar, acara musik, acara perpisahan akhir sekolah, wisuda atau acara apapun yang memerlukan pengumpulan informasi peserta.

Perhatikan juga pertanyaan-pertanyaan mesti diatur dengan baik agar dapat membantu mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk memudahkan pengelolaan event. Berikut ini beberapa pertanyaan yang perlu disertakan dalam formulir pendaftaran:

• Nama peserta
• Kontak informasi, seperti alamat email dan nomor telepon agar membantu pengelola event mengirimkan konfirmasi pendaftaran dan menghubungi peserta jika diperlukan.
• Pertanyaan khusus, seperti preferensi makanan, jenis tiket yang dibeli, atau ketersediaan waktu.

2. Tambahkan Pertanyaan Opsi yang Tepat

Foto: Pixabay/geralt

Ketika membuat pertanyaan di Google Form buatlah yang banyak pertanyaan-pertanyaan bersifat opsional atau pilihan ganda agar memudahkan peserta mengisi dari pilihan yang tersedia.

Pertanyaan-pertanyaan yang perlu diperhatikan seperti waktu yang tersedia, makanan yang disukai, atau preferensi tempat duduk supaya membantu pengelola dalam menyusun acara menjadi lebih baik.

Pastikan pertanyaan diatur dengan baik dan memberikan opsi yang memadai, misalnya, jika event-nya adalah sebuah seminar maka panitia dapat memberikan pertanyaan opsi tentang topik yang diminati peserta.

3. Gunakan Fitur Validasi dan Konfirmasi

Foto: Pixabay/TBIT

Gunakan fitur validasi dan konfirmasi untuk memastikan peserta mengisi formulir dengan benar dan lengkap. Fitur validasi memastikan bahwa data yang diisi peserta sesuai dengan format yang diinginkan, sementara fitur konfirmasi dapat digunakan untuk mengirimkan email konfirmasi ke peserta untuk memastikan data yang diberikan sesuai. Pastikan peserta diingatkan untuk mengisi data dengan benar dan lengkap.

Misalnya, jika meminta nomor telepon, pastikan peserta mengisi nomor telepon dengan format yang benar, seperti +62 1234567890. Jangan lupa untuk memberikan keterangan tentang format yang benar agar peserta tidak mengalami kesalahan dalam mengisi data.

Baca juga: Mengetahui Selera Pasar dengan SurveyMonkey, Bagaimana Cara Menggunakannya?

4. Gunakan Integrasi Google Sheets

Setelah membuat formulir dengan cara-cara di atas, aktifkan integrasi Google Sheets untuk memudahkan pengelolaan data. Dengan hanya mengklik pada tampilan edit formulir, klik tombol "Tanggapan" dan pilih "Gunakan Spreadsheet". Setelah itu tinggal memilih untuk membuat spreadsheet baru atau menggunakan spreadsheet yang sudah ada.

Setelah mengaktifkan integrasi Google Sheets, konfigurasikan preferensi untuk menentukan bagaimana data akan disimpan di spreadsheet karena dengan begitu, pengelola event dapat memilih apakah data akan ditambahkan sebagai baris baru pada spreadsheet atau menggantikan data yang sudah ada.

Setelah menyelesaikan konfigurasi, setiap kali seseorang mengirimkan tanggapan melalui formulir, data akan langsung muncul pada spreadsheet.

Spreadsheet ini dapat digunakan untuk mengelola data, seperti melakukan verifikasi data peserta, menghitung statistik dan metrik, mengelompokkan kelas tiket  dan melakukan analisis data yang lebih mendalam dengan menambahkan grafik dan diagram untuk memvisualisasikan data yang dikumpulkan.

Dengan mengintegrasikan Google Form dengan Google Sheets, pengelola event dapat mengelola data yang dikumpulkan dengan lebih efisien dan efektif. 

5. Jadwalkan Pengiriman Email Otomatis

Foto: Pixabay/Ralph_Photos

Buat template email yang akan dikirimkan kepada peserta menggunakan Google Sheets. Template email ini digunakan untuk mengirimkan email otomatis untuk menarik perhatian peserta dan untuk terus mengawal peserta agar tidak membatalkan niatnya mengikuti event yang sedang dibuat. Pastikan untuk mencantumkan informasi penting mengenai event, seperti tanggal dan waktu, tempat, dan informasi kontak.

Fitur "Email Merge" pada Google Sheets untuk mengirim email otomatis kepada para peserta dengan menggunakan template email yang telah dibuat. Aktifkan fitur ini dengan mengikuti langkah berikut:

• Buka Google Sheets dan buka lembar kerja yang berisi data peserta.
• Pilih menu "Add-ons" dan cari "Yet Another Mail Merge" pada daftar add-on yang tersedia.
• Klik "Install" untuk menginstal add-on ini pada Google Sheets.
• Setelah add-on diinstal, buka kembali lembar kerja yang berisi data peserta.
• Pilih menu "Add-ons" dan klik "Yet Another Mail Merge".
• Pilih "Start Mail Merge" dan ikuti langkah-langkah yang tertera pada layar.

Setelah fitur "Email Merge" diaktifkan dapat mengatur jadwal pengiriman email otomatis kepada peserta baik itu secara harian, mingguan, atau bulanan sesuai dengan kebutuhan pengelola event. Pastikan untuk mengirimkan email secara teratur untuk meningkatkan partisipasi peserta.

(aa)