author photo
achmad soheh
December 15, 2020

WFH itu Bukan Meeting & Conference, Tapi Optimalisasi Kerja Harian itu Kunci Suksesnya

Bicara soal Work From Home atau Bekerja dari Rumah, sebenarnya ada perspektif yang kurang pas di pahami oleh perusahaan. Dimana fokusnya lebih kepada bagaimana bisa melakukan joint meeting dengan baik atau conference call dengan lancar. Aktivitas  itu memang perlu, tapi sebenarnya yang menjadi kunci kesuksesan Work From Home adalah bagaimana perusahaan bisa mengoptimalkan potensi karyawan yang ada agar  tetap profit.  


Memang sedikit berbeda membandingkan  perusahaan yang sudah terbiasa melakukan Work From Home, dengan perusahaan yang belum pernah. Karena faktor pengalaman dalam menjalankan konsep WFH inilah yang pada akhirnya menjadi penentu kesuksesan perusahaan dalam menjalankan sistem kerja berbasis dari rumah.  

Beragam keluhan silih berganti datang dari pelaku bisnis yang baru pertama kali melakukan konsep WFH dari mulai : (1) Produktivitas kerja karyawan menurun. Bukannya bekerja malah tidur, karena mereka pikir bisa kerja dengan santai (2) Karyawan tidak termotivasi untuk bisa bekerja secara cerdas.  Sehingga soal disiplin menjadi hal yang sering di langgar (3)  Gimana bisa target tercapai,  untuk menghubungi mereka saja  kadang sulit karena  kadang komunikasinya sulit.   Itulah beberapa keluhan yang mungkin anda sendiri selaku pelaku bisnis merasakan hal yang sama.

Lantas yang jadi pertanyaan bagi pelaku bisnis adalah : (1) Apakah tetap menjalankan WFH tetapi perusahaan merasa rugi karena produktivitas karyawan menurun (2) Apakah perusahaan kembali melakukan kerja normal,  tetapi perusahaan harus menyiapkan seperangkat alat kerja pendukung yang bisa membuat karyawan merasa aman dan nyaman. (3) Atau perusahaan hold sementara aktivitas  hingga kondisi normal kembali.  

Melihat  tiga alternatif pilihan yang disebutkan di atas, jika kita menjadi pelaku bisnis mungkin ke-3 nya memiliki konsekuensi yang hampir sama.  Sama-sama pada akhirnya akan mengalami kerugian dengan tingkat prosentase yang berbeda-beda. Lantas jika kondisinya sudah seperti ini apa yang mesti dilakukan pelaku bisnis.    

5 APLIKASI VIDEO CALL & 2 SISTEM OPTIMALISASI KARYAWAN KUNCI KEBERHASILAN WFH

Kondisi diatas memang seharusnya bukan menjadi pilihan bagi pelaku bisnis. Karena justru semua yang di pilih itu tidak seharusnya terjadi jika perusahaan tahu dan memahami konsep WFH yang benar secara sistem.    Jika perusahaan sudah memahami secara benar konsep dari apa yang dinamakan Work  From Home maka pilihannya hanya  dua  ; (1) Perusahaan tetap menjalankan WFH dengan kondisi produktivitas karyawan stabil atau bahkan meningkat. Dampak positifnya omzet perusahaan bisa tetap stabil (2) Perusahaan tetap menjalankan WFH, dan perusahaan akan menambah kompensasi karyawan karena karyawan sudah berhasil mengurangi operasional cost perusahaan.   Kedua pilihan itu menarik, tetapi yang jadi pertanyaan anda adalah

MUNGKINKAH KE-DUA HAL ITU DILAKUKAN DAN TERJADI PADA PERUSAHAAN ……!!!

Kita coba bahas satu persatu kedua pilihan diatas :  (1) Konsep pertama mungkin saja terjadi jika perusahaan telah melakukan beberapa prasyarat sebelum melakukan WFH. Tetapi  jikapun belum, maka hal itu  belum terlambat untuk di jalankan : (a) Buat SOP yang  benar terkait sistem kerja WFH agar semua proses aktivitas bekerja berjalan dengan lancar (b) Pilihkan aplikasi Video Conference yang bisa mendukung aktivitas Joint Meeting, General Meeting dan Aktivitas Presentasi lainnya (c)  Buatkan satu sistem Reward and Punishment yang akan menjadi motivasi karyawan dalam bekerja. Caranya lakukan dengan menggunakan sistem dan aplikasi, sehingga penilaiannya menjadi FAIR.  

Sedangkan jika kondisi kedua yang dipilih, sudah jelas dengan adanya aktivitas WFH maka ada beberapa operasional cost perusahaan yang berkurang seperti misalnya : (a) Biaya penggunaan listrik dan internet (b) Biaya makan siang atau transportasi (c) Biaya perawatan kantor. Lantas Jika pun kondisi kedua yang dipilih jelas tidak jauh  beda dengan apa yang mesti di persiapkan seperti kondisi pertama : (a)  Buat SOP  kerja (b) Pilihlah video conference  (c) Buat reward and punishmen menggunakan sistem yang jelas.   Saat ini begitu banyak aplikasi yang bisa menunjang aktivitas WFH yang beredar di pasaran.

Namun kita tidak perlu pusing memilih, karena kami akan coba berikan  5 alternatif Video Conference yang bisa anda pilih untuk menunjang aktivitas khusus seperti point (b) :

(1) Aplikasi Video Conference ZOOM : - Memiliki daya tampung hingga 1.000 peserta -  Aplikasi ini dapat di peroleh secara gratis –Namun jika pilihannya gratis, maka durasi pertemuan  yang bisa di jalankan maksimal hanya 40 menit dan jika ingin melanjutkan bisa mulai dari awal kembali

(2) Aplikasi GOOGLE  HANGOUTS - Kapasitas awal yang bisa tertampung 150 orang, tetapi bisa di perluas menjadi 250 peserta – Dan maksimalnya pada saat melakukan conference bisa mencapai 100.000 peserta – Keunggulan lainnya adalah materi yang di sajikan aman dan terenkripsi, mudah di gunakan,sistem dapat melakukan penyimpanan materi rapat/meeting.

(3) Aplikasi SKYPE - Kapasitas awal yang bisa di tampung 50 orang, - Keunggulan lainnya adalah   bahwa jumlah durasi maksimal streaming  video akan sangat tergantung dengan platform dan perangkat yang anda gunakan pada saat melakukan video conference.

(4) Aplikasi GOOGLE MEET - Tidak saja untuk keperluan meeting/ conference bisnis, aplikasi ini biasa juga di gunakan untuk kegiatan belajar dan mengajar – kapasitas peserta yang bisa di tampung dengan menggunakan aplikasi ini hingga 250 orang.

(5) Aplikasi CISCO WEBEX - Kapasitas meeting yang bisa di tampung dengan aplikasi ini tidak terbatas -  Tetapi jumlah peserta setiap meeting hingga 100 orang saja – Aplikasi tidak membatasi durasi waktu meetingnya – Keunggulan lain yang diberikan : adanya support webex teams, unlimited messages dan I GB cloud strorage.  

Itu tadi 5 aplikasi video conference yang akan bisa menjadi prasyarat seperti yang di butuhkan pada point (b). Artinya masih ada 2 hal lagi yang mesti dipenuhi perusahaan agar proses WFH berjalan sesuai rencana.  Langkah selanjutnya adalah  Lakukan sistem Reward dan Punishment dengan menggunakan sistem dan aplikasi yang tepat. 

Dan alternatif  terbaik untuk menunjang hal ini adalah apa yang disebut aplikasi CRM ( Customer Relationship Management ) dan aplikasi Call Center.   Pertanyaannya adalah kenapa mesti CRM dan Call Center yang mesti dipilih apakah tidak bisa aplikasi lain yang di pilih. 

Ada beberapa dasar yang menjadi  jawabannya kenapa kedua aplikasi ini yang di pilih : (1) Aplikasi CRM  : Adalah aplikasi yang akan bisa meningkatkan produktivitas kerja team sales pada khususnya dan seluruh karyawan pada umumnya. Karena sistem ini di lengkapi salah satunya dengan GPC tracking. Sehingga sales tidak akan bisa melakukan kebohongan terkait posisinya saat itu.

Sedangkan bagi karyawan  non sales, mereka juga tidak akan seenaknya berada di luar rumah karena lokasi rumah yang menjadi basis mereka bekerja sudah tersimpan di database perusahaan. Artinya mereka akan tetap bekerja dari rumah, kecuali ada  hal-hal yang penting.   Itu dari salah satu fungsi CRM kenapa mesti di gunakan. (2) Aplikasi Call Center : Sedangkan kenapa mesti  Call Center, jelas selama proses kerja WFH ( Work From Home ) karyawan  terutama bagian sales atau customer sales, akan banyak berinterasi dengan klien atau non klien menggunakan telekomunikasi.

Bayangkan jika anda seorang karyawan mesti setiap hari melakukan panggilan telephone ke nomor  vendor ( penyedia telekomunikasi ) yang berbeda-beda berapa cost yang mesti anda siapkan. Bisa jadi anda akan berfikir justru WFH  buat anda boros biaya telephone.  

INTEGRATED SISTEM CRM & CALL CENTER BARANTUM, SOLUSI TERKINI PARA PELAKU BISNIS  DALAM KONSEP WORK FROM HOME      

Nah untuk menjalankan dengan benar pelaksanaan Work From Home sesuai dengan persyaratan yang point (c.). Maka sejatinya perusahaan perlu melengkapinya dengan kedua sistem tersebut yaitu CRM dan Call Center. Karena kedua sistem inilah yang pada akhirnya akan menjadi penentu keberhasilan perusahaan dalam menjalankan konsep kerja dari rumah.   

Dasarnya sudah jelas, bahwa dengan kedua sistem ini ada beberapa hal yang bisa di  terapkan oleh perusahaan ;(1) Perusahaan tetap bisa menjaga faktor kedisiplinan dari karyawan karena dengan CRM karyawan mesti melakukan absensi pagi masuk kantor dan sore pulang kantor  (2) Perusahaan akan bisa tetap menjaga produktivitas kerja karyawan, karena dalam CRM selurh karyawan mesti menjabarkan program kerja yang akan di jalankan dan  hasil akhirnya.

Sehingga ketika apa yang di kerjakan dan hasilnya kurang sinkron, maka tugas kepada  divisi atau HRD akan melakukan analisa personan kepada karyawan yang bersangkutan (3) CRM bisa membantu perusahaan dalam melakukan anallisa bisnis, karena  report-report yang di buat oleh karyawan akan bisa di analisa dengan mudah oleh perusahaan jika di butuhkan. 

Sehingga strategi bisnis bisa segera di ambil jika di rasa perlu (4) Sistem call center bisa menghemat biaya telekomunikasi yang di keluarkan  oleh karyawan selama proses kerja WFH di jalankan (5) Sistem Call center bisa menyimpan seluruh record yang berasal dari telephone masuk dan  keluar. Sehingga hal itu penting jika pada suatu hari terdapat masalah yang berhubungan dengan komunikasi karyawan dan klien atau calon klien.  

Menariknya adalah, kedua sistem ini saat ini berkat dukungan penuh dari Barantum sudah bisa terintegrasi dengan baik. Sehingga pada saat pelaku industri menggunakan CRM Barantum, maka sekaligus di dalamnya anda sudah bisa menggunakan sistem Call Center yang terdapat dalam integrasi sistemnya.  Bukan hanya itu, adanya inovasi terkini dari CRM& Call Center Barantum adalah  bahwa sistem ini juga sudah di lengkapi dengan apa yang di namakan  Sistem Omni Channel.

Dimana didalam sistem tersebut sudah terdapat 6 media sosial yang saat ini begitu familiar di gunakan yaitu : Facebook, Intagram, Wa, Twitter, Telegram dan juga Email.   Sehingga dengan sistem tersebut, anda tidak perlu repot-repot membuka banyak aplikasi hanya ingin berkomunikasi dengan klien dan calon klien. Cukup dengan membuka aplikasi CRM ( Customer  Relationship Management) maka sekaligus anda sudah bisa  tersambung dengan 6 aplikasi media sosial  tersebut. 

Berikut spesifikasi yang bisa anda pelajari dari menariknya 2 aplikasi terakhir yang akan bisa menyempurnakan sistem kerja dari rumah ( Work From Home ) perusahaan anda.   (1)CRM ( Customer Relationship Management ) Mendengar istilah CRM, mungkin belum  banyak yang tahu apa  fungsi dari aplikasi ini. Tetapi bagi perusahaan yang mengutamakan produktivitas kerja karyawan terutama pada bagian sales, customer service, telemarketing hingga divisi marketing. Maka CRM sudah biasa menjadi tools yang penting untuk menunjang aktivitas mereka. 

Ada beberapa keunggulan yang bisa di berikan CRM tidak saja  bagi karyawan tetapi juga bagi perusahaan : (1) CRM bisa mendisiplinkan kerja karyawan, karena aplikasi ini dilengkapi dengan GPS sehingga sales di  lapangan tidak akan  bisa berbohong. (2) CRM bisa sebagai media  untuk mengoptimalkan potensi customer, karena data base customer tersimpa rapi dalam CRM.

Hal itu membuat historical data base customer bisa tersimpan dengan baik dalam CRM (3) CRM  bisa di  integrasikan dengan beberapa aplikasi lainnya. Seperti CRM Barantum, aplikasi ini  terintegrasi dengan 6 media sosial seperti : Facebook, Instagram,  Twitter, Telegram, Wa hingga Email. Sehingga dengan hanya membuka CRM anda sudah sekaligus langsung membuka 6 aplikasi media sosial lainnya.   (2), Call Center Aplikasi sistem komunikasi  ini, saat ini menjadi salah satu sistem komunikasi yang efektif digunakan.

Tidak saja pada saat normal ataupun kondisi tidak normal ( kondisi WFH). Karena ada beberapa keunggulan  yang bisa di berikan oleh sistem call center : (1) Sistem ini lebih murah secara cost operasional, karena harganya flat beda dengan sistem tradisional  yang biasa kita lakukan (2) Sistemnya bisa di transfer, misalnya klien menelphone ke kantor, karena kantor kosong maka bisa di sambungkan ke HP dari orang yang bersangkutan. Sehingga mempermudah kerja sales pada saat berhubungan dengan calon klien. (3) Sistem ini bisa dipindah-pindahkan, tanpa harus di pasang di satu lokasi saja. Cukup simple dan mudah  untuk dioperasikan dari manapun.    

discuss-like Suka
icon bagikanBagikan
0 Komentar

Diskusi Populer

Top Mentor

Lihat mentor rank